Elektronisch factureren verplicht vanaf 1 januari 2026

Elektronisch factureren of e-invoicing:het nieuwe normaal

Een factuur in een gestructureerd digitaal formaat dat via elektronische weg wordt geleverd, is het nieuwe normaal. E-facturenzijn al lang geen nieuwigheid meer en worden nu ook zelfs verplicht. De e-factuur kan heel makkelijk gelezen worden door boekhoudsoftware, omdat ze er uit zien als een computercode. Dat zorgt voor heel wat voordelen: e-facturen zijn direct bij de klant, geen drukwerk of postzegels nodig, geen geloop naar een postbus, geen gezeur over het al dan niet ontvangen hebben van de factuur, de facturen zijn gemakkelijk op te slaan, terug te vinden en te delen met uw boekhouder, de betalingen gebeuren sneller en efficiënt,… Met de juiste software is er zelfs geen menselijke interactie meer nodig en worden de e-facturen vanzelf uitgewisseld tussen bedrijven op een veilige en betrouwbare manier.

Toch heeft nog niet elke ondernemer deze innovatie al omarmd en is er veel onwetendheid over wat een e-factuur nu precies is. Een digitale factuur in PDF-formaat of een document dat via email wordt verstuurd is dus niet hetzelfde als een gestructureerde elektronische factuur.

Tegen btw-fraude en voor nog meer Europese eenheid

De overheid ziet de e-factuur als een ideaal middel om de btw-kloof te dichten en de intra-Europese markt te versterken. Door middel van een gestandaardiseerde, digitale facturatie die gebruikmaakt van het Peppol-netwerken UBL facturen (Universal Business Language, een internationale standaard taal voor elektronische bedrijfsvoering) , kan de overheid een perfect real-time zicht op de te innen en terug te betalen btw krijgen. Aangezien dit een Europees initiatief is, zal het gemakkelijker zijn om binnen de EU te factureren en staan we weer een stapje dichter bij een volkomen eengemaakte Europese markt.

Digitaal factureren is niet alleen gemakkelijker, het bespaart u tijd en geld.

Het systeem kunt u vergelijken met telefonieverkeer (of bankverrichtingen): u belt niet direct naar een andere telefoon zoals een walkietalkie, maar gebruikt een derde partij: telefoon A – telefoonprovider A – telefoonprovider B – telefoon B. Zo zal het ook voor facturen gaan: UBL-factuur verzenden – Peppolnetwerk – UBL factuur ontvangen. Als het een intra-Europese facturatie is, zal het Belgische Peppolnetwerk dan communiceren met bijvoorbeeld het Italiaanse sdi-netwerk (Italiaanse facturatiemethode die ook via UBL werkt).

Sinds 2022 werd e-facturatie verplicht voor voor overheidsbedrijven. Vanaf 1 januari 2026 wordt het voor alle ondernemingen verplicht om onderling elektronische facturen uit te wisselen. Verwacht wordt dat de verplichting tot e-reporting voor een latere fase is.

Bereid u nu al voor op de elektronische omslag

Bovenop de reeds gekende voordelen van elektronische factureren, zowel voor u als ondernemer als voor uw klanten, is het vanaf 1 januari 2026 verplicht.

Bereid je voor op die elektronische omslag en neem de nodige stappen in uw onderneming. Is dit allemaal nieuwe informatie voor u?